Die Weihnachtsfeier ist ein wichtiges Firmen-Event des Jahres. Gleichzeitig ist sie organisatorisch anspruchsvoll: knappe Locations, Budgetdruck, hohe Erwartungen, Urlaubsplanungen der Mitarbeitenden. Dieser Artikel zeigt den Weg von der Idee bis zum gelungenen Abend.
1. Zeitplan rückwärts vom Wunschtermin
- Möglichst früh: Termin fixieren, Save-the-Date versenden
- Danach: Location suchen
- Anschließend: Catering anfragen
- Nach Erhalt der Angebote: verbindlich beauftragen
- Kurz vorher: finale Teilnehmerliste und Sonderwünsche abstimmen
Termine in der Adventszeit sind begehrt – planen Sie möglichst frühzeitig, bei beliebten Terminen deutlich früher.
2. Location-Leitfaden
Restaurant oder Eventlocation mit Komplettangebot
- Location, Küche und Service aus einer Hand
- Oft eigene Vorgaben zu Catering und Getränken – vorab klären
Hotel-Veranstaltungsräume und besondere Locations
- Ballsäle, Industrie- oder Loft-Locations in Hamburg
- Klären Sie, ob das Catering frei gewählt werden kann und welche Ausstattung vorhanden ist
Eigenes Büro plus Catering
- Keine Location-Miete
- Je nach Raumgröße gut für kleinere und mittlere Gruppen geeignet
- Aufbau, Geschirr und Service mit dem Caterer abstimmen
3. Catering – die Entscheidung
Menü oder Buffet?
Menü: Sinnvoll bis etwa 40 Personen. Vorteil: präzise Portionen, elegantes Ambiente. Nachteil: längere Wartezeiten, weniger Flexibilität.
Buffet: Ab etwa 40 Personen die naheliegende Wahl. Gäste bestimmen Tempo und Menge selbst, Allergien und Vorlieben lassen sich einfach berücksichtigen.
Drei Stil-Optionen
- Klassisch: Gans, Rotkohl, Klöße, Bratapfel-Dessert – etwa mit unserem Gänsebuffet. Passt gut zu einer gemischten Altersstruktur.
- Modern: Winterliches Buffet mit Rind, Fisch, Pasta und Desserts. Flexibler, internationaler, oft passend für eine jüngere Belegschaft.
- Fingerfood-Empfang plus Hauptgang: Empfang mit Fingerfood, danach ein Hauptgericht am Tisch. Hybrid für stehende und sitzende Phasen – den Service dafür stimmen Sie mit Location oder Caterer ab.
4. Wovon das Budget abhängt
Die Kosten einer Weihnachtsfeier setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen:
- Location-Miete
- Catering (Umfang, Stil, Personenzahl)
- Getränke (mit oder ohne Wein und Bier)
- Servicepersonal
- Deko, Technik, Musik
Legen Sie früh fest, welche Bausteine Sie brauchen – ein konkretes Catering-Angebot erhalten Sie auf Anfrage.
5. Die vier häufigsten Probleme
Zu späte Location-Reservierung: Beliebte Locations sind für Termine im Dezember oft früh vergeben. Halten Sie rechtzeitig einen Plan B bereit – eine weniger bekannte Location, aber mit vertrauenswürdigem Catering.
Zu wenig vegetarische und vegane Optionen: Rund 30 % sind ein guter Richtwert, auch wenn niemand das vorher sagt. Wer die Gans nicht isst und keine Alternative findet, ist schnell enttäuscht.
Unterschätzte Getränkemenge: Planen Sie Getränke großzügig und denken Sie an ausreichend alkoholfreie Alternativen. Die passende Menge stimmen Sie am besten mit Location oder Caterer ab.
Vergessene Personalplanung: Ab etwa 50 Personen sind Servicekräfte auch beim Buffet sinnvoll. Ohne Service drohen Gedränge am Getränketisch, Berge von schmutzigem Geschirr und unzufriedene Gäste.
Fazit
Die Kosten einer Weihnachtsfeier hängen vor allem von Location, Catering-Stil und Getränken ab. Beginnen Sie die Planung möglichst frühzeitig, legen Sie die großen Bausteine rechtzeitig fest und behalten Sie die drei großen Hebel im Blick: Location, Catering-Stil, Getränkebudget. Alles andere ist Detailarbeit.